Contrat de sous-traitance des données
Ce contrat complète les conditions générales. Il s'applique dès qu'une structure professionnelle (« le Client ») utilise Sillage pour tenir ou consulter des dossiers dans le cadre de son activité. En créant ou en rejoignant une structure dans Sillage, son représentant l'accepte au nom du Client.
1. Parties et rôles
Le Client est responsable des traitements qu'il réalise pour son exercice : dossiers de ses patients, actes qu'il dépose, comptes de ses membres. Happie, éditeur de Sillage (« le Sous-traitant »), traite ces données pour le compte du Client et uniquement sur ses instructions documentées, qui sont constituées par ce contrat, les CGU et l'usage que le Client fait des fonctions du service.
Pour les données que les détenteurs gèrent eux-mêmes (leur compte, leurs partages, le dossier de leur animal), l'éditeur agit comme responsable de traitement, selon la politique de confidentialité.
2. Description du traitement
| Objet | hébergement, partage et traçabilité des dossiers médicaux d'animaux de compagnie |
|---|---|
| Durée | celle de l'utilisation du service par le Client, puis la période de restitution de l'article 9 |
| Opérations | collecte, enregistrement, conservation, consultation, chiffrement, sauvegarde, communication aux personnes autorisées, effacement |
| Personnes concernées | membres de la structure, détenteurs d'animaux et leurs contacts |
| Données | identité et coordonnées, identification de l'animal, actes vétérinaires, ordonnances, pièces jointes, journal d'accès |
3. Obligations du Sous-traitant
- Ne traiter les données que pour fournir le service et sur instruction du Client ; informer le Client si une instruction lui paraît contraire au RGPD.
- Garantir la confidentialité : les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues au secret, et tout accès de l'équipe est tracé.
- Ne jamais utiliser les données du Client à des fins commerciales propres, ni les vendre, ni les communiquer à un tiers non autorisé.
- Aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits et à réaliser ses analyses d'impact si nécessaire.
4. Mesures de sécurité
- Chiffrement des échanges (TLS) et des pièces jointes au repos (AES-256-GCM).
- Double authentification obligatoire pour tous les comptes professionnels ; sessions révocables.
- Analyse antivirus de chaque fichier déposé.
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées, conservées 30 jours, dont une copie hors du serveur principal.
- Journal d'accès inaltérable par l'utilisateur, consultable par le détenteur et le Client.
- Supervision continue et alerte de l'équipe en cas d'incident.
- Hébergement dans l'Union européenne.
5. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise le recours aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité (Hetzner pour l'hébergement, Brevo pour les e-mails, Cloudflare pour le réseau). Le Sous-traitant informe le Client au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement ; le Client peut s'y opposer pour un motif légitime et, à défaut d'accord, résilier sans frais. Chaque sous-traitant ultérieur est tenu par écrit aux mêmes obligations.
6. Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Tout transfert hors de l'UE ne peut avoir lieu qu'avec des garanties appropriées (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).
7. Violation de données
Le Sous-traitant notifie le Client dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail aux administrateurs de la structure, avec la nature de la violation, les données et personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises. Il lui fournit ensuite tout élément utile à sa propre notification à la CNIL.
8. Audit
Le Sous-traitant met à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ce contrat. Le Client peut faire réaliser un audit, à ses frais, une fois par an et avec un préavis de 30 jours, par un auditeur tenu au secret.
9. Fin du contrat
À la fin de l'utilisation du service, le Client peut exporter l'ensemble de ses données (fichiers JSON et PDF) pendant 90 jours. Passé ce délai, le Sous-traitant supprime les données propres au Client, sauf celles que les détenteurs ont conservées dans le dossier de leur animal et celles qu'une obligation légale impose de garder. Les sauvegardes sont effacées au fil de leur rotation de 30 jours.
10. Droit applicable
Ce contrat est soumis au droit français. Tout litige relève des tribunaux compétents du ressort du siège du Sous-traitant, Paris.